Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle

Datenschutzhinweise für Bewerbende

1. Allgemeines

Wir stellen dir diese Datenschutzhinweise zur Verfügung, um dich darüber zu informieren, wie wir deine personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens verarbeiten. Die Hinweise gelten für Bewerbungen, die du über unsere Recruiting-Seite beziehungsweise unser Personio-Bewerbungsformular oder per E-Mail einreichst.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Dazu gehören beispielsweise dein Name, deine Kontaktdaten, Angaben zu deinem beruflichen Werdegang sowie die von dir übermittelten Bewerbungsunterlagen.

2. Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

rayon GmbH
Schulterblatt 36
20357 Hamburg
Telefon: +49 40 28530963-0

Eintragung im Handelsregister: HRB 188975, Registergericht: Amtsgericht Hamburg

3. Datenschutzbeauftragter

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichst du unter:

Nextwork GmbH, vertreten durch Marco Peters
E-Mail: datenschutz@nextwork.de

4. Welche Daten verarbeiten wir?

Im Rahmen deiner Bewerbung verarbeiten wir insbesondere folgende personenbezogene Daten, soweit du sie uns zur Verfügung stellst:

Vor- und Nachname sowie gegebenenfalls weitere Kontaktdaten,
E-Mail-Adresse und gegebenenfalls Telefonnummer,
Angaben zur gewünschten Position und zu deinem möglichen Eintrittstermin,
Angaben zu deinem beruflichen Werdegang, deiner Ausbildung, deinen Qualifikationen und Berufserfahrungen,
Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und sonstige Bewerbungsunterlagen,
Angaben aus der Kommunikation mit dir sowie Gesprächsnotizen, soweit diese für das Bewerbungsverfahren erforderlich sind,
Daten zur Verwaltung und Dokumentation des Bewerbungsverfahrens, beispielsweise Bewerbungsstatus und Zeitpunkte.

Bitte übermittle uns grundsätzlich keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO, sofern diese für das Bewerbungsverfahren nicht erforderlich sind. Sollten solche Daten ausnahmsweise verarbeitet werden, erfolgt dies nur, soweit dies gesetzlich zulässig und für das Bewerbungsverfahren erforderlich ist.

5. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten deine personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:

zur Prüfung deiner Bewerbung und deiner fachlichen sowie persönlichen Eignung für die ausgeschriebene Stelle,
zur Durchführung und Dokumentation des Bewerbungsverfahrens,
zur Kommunikation mit dir, insbesondere zur Vereinbarung und Durchführung von Bewerbungsgesprächen,
zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses und zur Vorbereitung eines möglichen Beschäftigungsvertrags,
zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten sowie zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung deiner Bewerbungsdaten ist § 26 Abs. 1 Satz 1 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Soweit die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, kann ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO herangezogen werden. Soweit wir Daten zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c beziehungsweise lit. f DSGVO.

Die Bereitstellung der für die Bewerbung erforderlichen Daten ist freiwillig. Ohne diese Daten können wir deine Bewerbung jedoch nicht oder nur eingeschränkt bearbeiten.

6. Verarbeitung durch Personio

Für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens nutzen wir die Recruiting-Software der Personio SE & Co. KG, Seidlstraße 3, 80335 München. Personio verarbeitet deine Bewerbungsdaten in unserem Auftrag und auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Die von dir übermittelten Daten werden mittels TLS-Verschlüsselung übertragen und in der Recruiting-Plattform gespeichert. Personio stellt uns die technische Plattform für die Verwaltung von Bewerbungen, die Kommunikation im Bewerbungsprozess und die Zusammenarbeit der am Verfahren beteiligten Personen zur Verfügung.

Personio kann zur Erbringung seiner Leistungen weitere Unterauftragsverarbeiter einsetzen. Eine aktuelle Übersicht der eingesetzten Unterauftragsverarbeiter sowie weitere Informationen zu Datenschutz und Sicherheit stellt Personio im Kundenkonto und im Personio Trust Center bereit: https://trust.personio.com/. 

Soweit im Rahmen der Leistungserbringung eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt, wird diese nur unter Beachtung der Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO durchgeführt. Dabei kommen insbesondere Angemessenheitsbeschlüsse der Europäischen Kommission oder geeignete Garantien wie Standarddatenschutzklauseln zum Einsatz.

7. Wer erhält deine Daten?

Zugriff auf deine Bewerbungsdaten erhalten innerhalb unseres Unternehmens nur diejenigen Personen, die mit der Vorbereitung, Durchführung und Entscheidung über Bewerbungsverfahren befasst sind und die hierfür eine entsprechende Berechtigung benötigen. Dazu können insbesondere Personen aus dem Personalbereich sowie die für die jeweilige Stelle zuständigen Führungskräfte und Teammitglieder gehören.

Eine Weitergabe an weitere Empfänger erfolgt nur, wenn dies für das Bewerbungsverfahren erforderlich, gesetzlich erlaubt oder gesetzlich vorgeschrieben ist. Eine Übermittlung deiner Bewerbungsdaten zu Werbezwecken findet nicht statt.

8. Wie lange speichern wir deine Daten?

Wir speichern deine personenbezogenen Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies für die Durchführung und den Abschluss des Bewerbungsverfahrens erforderlich ist.

Wenn deine Bewerbung nicht erfolgreich ist, speichern wir deine Bewerbungsdaten grundsätzlich für sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens beziehungsweise nach Mitteilung der ablehnenden Entscheidung. Die Speicherung dient insbesondere dazu, mögliche Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) prüfen sowie etwaige Rechtsansprüche geltend machen, ausüben oder verteidigen zu können.

Nach Ablauf dieser Frist werden deine Bewerbungsdaten gelöscht, sofern keine längere Speicherung aufgrund eines konkreten Rechtsstreits, zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.

Wenn du bei uns eingestellt wirst, können solche Bewerbungsdaten in unsere Beschäftigtenunterlagen übernommen werden, die für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Nicht erforderliche Bewerbungsunterlagen werden gelöscht, sobald sie für das Bewerbungsverfahren und das Beschäftigungsverhältnis nicht mehr benötigt werden. Für die Beschäftigtendaten gelten gesonderte Datenschutzhinweise.

9. Keine ausschließlich automatisierte Entscheidung

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. Die abschließende Entscheidung über deine Bewerbung wird durch hierzu befugte Personen getroffen.

10. Technische Daten und Cookies auf der Recruiting-Seite

Beim Besuch der Recruiting-Seite können technisch erforderliche Daten verarbeitet und Cookies eingesetzt werden, die für den sicheren und funktionsfähigen Betrieb der Seite notwendig sind. Diese Datenschutzhinweise beziehen sich vorrangig auf die Verarbeitung deiner Bewerbungsdaten durch uns. Für Verarbeitungen, die Personio beim technischen Betrieb der Recruiting-Seite in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung vornimmt, gelten ergänzend die Datenschutzhinweise von Personio: https://www.personio.de/datenschutzerklaerung/. 

Soweit auf der Recruiting-Seite optionale Analyse-, Marketing- oder Tracking-Technologien eingesetzt werden, informieren wir dich darüber gesondert und holen, soweit erforderlich, deine Einwilligung ein.

11. Deine Datenschutzrechte

Du hast nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:

Recht auf Auskunft über die zu deiner Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
Recht auf Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO),
Recht auf Löschung deiner Daten (Art. 17 DSGVO),
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
Recht auf Datenübertragbarkeit, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind (Art. 20 DSGVO),
Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind (Art. 21 DSGVO).

Soweit wir deine personenbezogenen Daten auf Grundlage deiner Einwilligung verarbeiten, kannst du diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Zur Ausübung deiner Rechte kannst du dich an die verantwortliche Stelle oder an unseren Datenschutzbeauftragten wenden. Die Kontaktdaten findest du in den Abschnitten 2 und 3.

12. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Du hast außerdem das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten zu beschweren. Zuständig ist insbesondere:

Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Ludwig-Erhard-Straße 22
20459 Hamburg
Telefon: +49 40 428 54-4040
E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de
Website: https://datenschutz-hamburg.de/ 

13. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzhinweise

Wir können diese Datenschutzhinweise anpassen, wenn sich rechtliche Anforderungen, unser Bewerbungsverfahren oder die von uns eingesetzten technischen Systeme ändern. Für deinen erneuten Besuch unserer Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt die jeweils aktuelle Fassung dieser Datenschutzhinweise.

Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Betreiber der Recruiting-Seite

Allgemeines

Diese Recruiting-Seite wird von der Personio SE & Co. KG betrieben, einem Unternehmen mit Sitz in Deutschland, welches eine Personalverwaltungs- und Bewerbungsmanagement-Software anbietet (https://www.personio.com/legal-notice/). Data). Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Für diese Daten ist allein das Unternehmen verantwortlich im Sinne von Art. 24 DSGVO, das dieses Online-Bewerbungsverfahren durchführt. Personio ist lediglich Betreiber der Software und dieser Recruiting-Seite und in dem Zusammenhang Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Grundlage für die Verarbeitung durch Personio ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen der verantwortlichen Stelle und Personio. Zudem verarbeitet die Personio SE & Co. KG zur Erbringung ihrer Dienstleistungen, insbesondere für den Betrieb dieser Recruiting-Seite, weitere Daten, die zum Teil auch personenbezogene Daten sein können. Darauf wird im Folgenden näher eingegangen.

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRA 115934
Registergericht: Amtsgericht München
Datenschutzbeauftragter: privacy@personio.com

Zugriffsprotokolle („Server-Logs“)

Mit jedem Zugriff auf diese Recruiting-Seite werden automatisch allgemeine Protokolldaten, sogenannte Server-Logs, erfasst. Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Ohne diese Daten wäre es technisch teilweise nicht möglich, die Inhalte der Software auszuliefern und darzustellen. Zudem ist die Verarbeitung dieser Daten aus Sicherheitsaspekten, insbesondere zur Zugriffs-, Eingabe-, Weitergabe- und Speicherkontrolle, zwingend notwendig. Darüber hinaus können die anonymen Informationen für statistische Zwecke sowie für die Optimierung des Angebots und der Technik verwendet werden. Zudem können die Log-Files bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung der Software nachträglich kontrolliert und ausgewertet werden. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Erfasst werden allgemein Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel des Zugriffs auf die Software. Der Umfang dieser Protokollierung geht nicht über den gängigen Umfang jeder anderen Webseite im Internet hinaus. Die Speicherdauer dieser Zugriffsprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Fehlerprotokolle („Error-Logs“)

Zum Zwecke der Fehleridentifizierung und -behebung werden sogenannte Fehlerprotokolle („Error-Logs“) angefertigt. Dies ist zwingend erforderlich, um auf mögliche Probleme bei der Darstellung und Umsetzung von Inhalten möglichst zeitnah reagieren zu können (berechtigtes Interesse). Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Bei Auftreten einer Fehlermeldung werden allgemeine Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel bei Auftreten der entsprechenden Fehlermeldung/-spezifikation erfasst. Die Speicherdauer dieser Fehlerprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Einsatz von Cookies

Teilweise werden auf dieser Recruiting-Seite sogenannte Cookies eingesetzt. Dies sind kleine Textdateien, welche auf dem Gerät, mit welchem Sie auf diese Recruiting-Seite zugreifen, gespeichert werden. Grundsätzlich dienen Cookies dazu, die Sicherheit beim Besuch einer Website zu gewährleisten („unbedingt erforderlich“), gewisse Funktionalitäten wie Standard-Spracheinstellungen umzusetzen („funktional“), das Nutzungserlebnis oder die Performance auf der Webseite zu verbessern („Performance“) oder zielgruppenbasierte Werbung auszuspielen („Marketing“). Auf dieser Recruiting-Seite kommen grundsätzlich nur unbedingt erforderliche, funktionale und Performance Cookies zum Einsatz, insbesondere zur Umsetzung gewisser Voreinstellungen wie bspw. der Sprache, zur Identifizierung des Bewerbungskanals oder zur Analyse der Performance einer Stellenausschreibung, über die eine nutzende Person auf diese Recruiting-Seite gelangt ist. Die Nutzung von Cookies ist für die Erbringung unserer Dienstleistungen und damit für die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 (1) b) DSGVO) zwingend erforderlich. Speicherdauer: Bis zu 1 Monat bzw. bis zur Beendigung der Browser-Session Widerspruchsrecht: Sie können über Ihre Browser-Einstellungen selbst bestimmen, ob Sie Cookies erlauben oder der Nutzung von Cookies widersprechen möchten. Bitte beachten Sie, dass eine Deaktivierung der Cookies zu einer eingeschränkten oder komplett unterbundenen Funktionalität dieser Recruiting-Seite führen kann.

Betroffenenrechte

Sofern durch die Personio SE & Co. KG als verantwortliche Stelle personenbezogene Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie nach Art. 7 III DSGVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung. Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die für den Betrieb dieser Recruiting-Seite verarbeiteten Daten an den Datenschutzbeauftragten der Personio SE & Co. KG (siehe Ziffer B.).

Abschließende Bestimmungen

Personio behält sich vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.